【設計思維】KJ法實戰教學,6大步驟簡單產出新idea!

【設計思維】KJ法實戰教學,6大步驟簡單產出新idea!

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身為創新工作者的你,經常面臨到沒有靈感的時候嗎?

又或者身為領導者,在團隊意見紛紛的環境之下,不知道如何決定下一步怎麼走?

或許今天要介紹的設計思維『KJ法』,能夠幫你產生意想不到的全新連結~

以下就讓 PoPoType 帶你輕鬆掌握 KJ法 6大步驟,簡單產出新idea !

 

什麼是KJ法?

KJ法』,又稱A型圖解法、親和圖法(Affinity Diagram),是一套能夠有效解決問題的創新思維手法

我們在工作中面臨許多問題,常常會蒐集資訊、組織團隊來做腦力激盪,卻又因為考量的面向太多,資訊繁雜零散,而無法有效找到好的解決方案,這時就是『KJ法』上場的時機。

這套方法被廣泛運用在團隊合作、企業會議等層面,透過系統性的引導、彙整、連結,提升團體討論的效率。

▲ 透過一連串系統性的整合想法

 

KJ法運作概念

其實,不要把『KJ法』想得太過複雜,先從了解它背後的源起開始,讀懂邏輯。

起初,『KJ法』其實是來自一位日本人文學家,川喜田二郎(Kawakita Jiro),在歷經多年的野外考察後,總結了一套科學方法。

在某一個特定的主題(想解決的問題),先將乍看之下不相干、沒有關聯的單一事件(事實、意見、假設)記錄下來,透過組合與歸納,製作成合併圖,看清更全面的樣貌。

能夠不經取捨的匯聚意見,卻在最後建立出新的解決方案。利於打破現狀,採取明確也一致的行動。

 

KJ法使用場合&時機

1. 意見多且繁雜

有時團隊成員太多,或者成員的屬性差異太大,來自不同部門、擁有不同專業,針對同一個問題的切入點自然就產生差異化。

個人想提案的時候,也會遇到腦袋裡面的想法很凌亂的時候,這些都屬於意見繁雜的情形。

這時『KJ法』能夠清晰的將問題文字化,在每個單一區塊之間不需要有相互關聯,因此適合在初期資訊散亂的時候,通通紀錄下來。

2. 核心問題不明確

有時候在面對到一個問題的初期,其實沒有辦法馬上知道核心問題是出在哪裡,導致一開始的套論很混淆、抓不到重點。

透過『KJ法』的篩選和歸類,問題的共通性會慢慢顯現出來。此時,太過突出的點就有機會因為無法歸類引發討論,刺激更深層的檢討。

3. 想要『脫胎換骨』大改造

在原本的困境中卡死,無法跳脫框架的時候,就是『KJ法』最強力的展現時機。原本前面提到的零碎、雜亂,在此時反而是產生全新連結、打破舊有制度的最好手法。

逼迫腦袋去思考許多小問題,而非針對僵化的狀況繼續推演,才能推出新的概念執行方向。用最實際的方式脫胎換骨,為團隊迎來統一協調的大改造。

4. 組織散亂,沒有共同目標

在組織遇到問題的時候,光是聚集成員一起想解決辦法是不夠的。透過『KJ法』將所有想法拋出來,並且透過各自的陳述互相了解對方,才能促進大家解決問題的意願,後續才能貫徹共同的目標,往同一個目標前進。

5. 沒靈感的時候

創新工作者最常面臨的問題之一,就是腦袋空空、沒有靈感。這時腦袋異常的緊繃吃力,就需要運用『KJ法』來發洩壓力,將為數不多的想法記錄下來之後,一邊收集一邊將事實與想法混合使用,才能為大腦創造新的連結。

 

KJ法如何實際操作?

『KJ法』的完整操作其實十分繁瑣,不過我認為應該用更簡單的方式讓大家都能透過這個方法受益,因此做了適當的簡化,並且減少專有名詞的出現。

這裡的實際操作,指的是狹義的『KJ法』執行方式。目的是為了整合資訊,並且針對主題(問題)歸納出下一步的提案。

Step1.前置作業

準備好一個安靜的時間,有開闊的桌面或白板,一個待討論的主題(問題),一疊便利貼/小卡,每人一支筆,準備開始~!

  • 建議人數: 10人以下

Step2.發散想法

腦力激盪(Brianstorming)的第一步,請大家針對主題,紀錄下自己可以想的到的意見、事實、觀點。注意一張紙卡只填寫一項事件,描述也盡量完整,要能被讀取與討論。

  • 建議張數: 5~7張/人

Step3.由小而大分組

在蒐集大家寫完的卡片後,隨意地攤開在桌面或白板上。此時將最相關的卡片分為小組,並且新增『標籤』寫上小組名稱;再歸類為中組;最後歸類為大組,漸進式地將事件類型由小而大分組,並且加上群組名稱『標籤』。

  • 建議層數: 至少2層

Step4.畫圖與連結

這個步驟稱為『A型圖解化』,其實就是將分完組的卡片再次攤開,並且按照先前的『標籤』將同組的卡片圈選起來。之後再將不同的圓圈之間劃出連結,討論組別之間的問題與關聯性,並且記錄下來。

Step5.陳述結果

最後,會得到一張充滿連結與關聯性的圖表。依照不同的脈絡就能夠得出不同的『故事』,此時盡量以口頭陳述的方式,完整的表達每個人看到的觀點,並且以簡短文章的形式紀錄。

這階段的實作,有點像是抽籤人、事、物的遊戲,『誰再什麼時候做了什麼所以怎麼樣?』或是『因為有某某問題所以導致誰沒有辦法解決其他項目』等等,讓討論有更加全面的考量。

Step6.篩選與紀錄方案

最後,透過全體的投票進行篩選。可能是決定哪些項目或問題必須優先被解決? 或是哪些提案與想法特別創新? 總之就是找出『重要程度』依序決定執行的先後,並且將本次討論的內容記錄下來,提供未來討論的範本。

 

KJ法的優缺點

優點

  1. 整合雜亂資訊。在思緒凌亂、意見眾多的情況下找到整合方法。
  2. 成員的一致性。因為每位成員都有足夠的發言空間,最後的方案也更具備整體性,減少團隊內部消耗。
  3. 訓練思考與統整。整套方法從發散到收斂,促進團隊學習新能力。
  4. 不用緊繃的專業氛圍。丟掉嚴肅的專業,用輕鬆的方式討論。
  5. 將非數據資料客觀化。將難以統整的觀點轉化成客觀的方案記錄下來。

缺點

  1. 需要坦誠的態度。一定有些人會放不開,但要突破現況,再有東西不能說就等著全體GG囉~
  2. 要有經驗的主持人。需要有人清楚這套方法的邏輯,帶領大家行動與思考。
  3. 研究性質不高。畢竟主要目的是凝結共識,產生新想法突破現況,能看清事實,趕快行動最重要。
  4. 耗費心力與時間。有時會發現出乎意料的問題,因此在討論的過程中自然就需要花更大的心力和時間,才能一同翻轉想法。

 

舉例來說…

案例一、整合生態環境專家的意見

位於新疆北部的最大的鹹水湖,艾比湖。因為農業與民生用水需求增加,導致乾涸裸露,湖底的沉澱物飛散變成風沙。

為了整合不同研究領域,來得到對於整個系統的綜研究成果,並且同時促進政策制定者、管理者和研究者三者之間的溝通效益。他們採用了『KJ法』,針對土地資源、水土保持、荒漠防治等不同專業的專家,進行了意見的整合。初步的編列成5大組,並且各自安排合適的方針解決問題。

因此在生態環境,這麼一個複雜多面的議題裡,找到了最好的解決辦法。

 

案例二、面對企業業績持續下滑的問題

因為企業受到經濟環境影響,導致業績持續下滑,損失了大量的合作廠商、客戶。

為了面對這樣的困境,公司召集了各部門的成員展開『KJ法』,將所有人面臨到的問題都寫下來,薪資、流動率、工作時間等。最後歸納出了6大組,從內部的品質、流程,到難以掌控的外部因素都有了各別解決方案,並且讓大家同心協力,根據計畫執行,直到問題解決。

 

其他注意事項(補充)

1. 寫下的內容要『具體』

在遇到問題的時候,要具體的描述遇到的困難。究竟是技術問題、時間安排,還是態度問題?

盡可能的描述觀察到的事件,不要輕描淡寫的用「很複雜」、「有難度」這些字眼,會讓後續的討論看不出事情的全貌。

2. 紀錄『現象』,而非『做法』

在寫下事件的階段,要切記自己在紀錄的是『現象』,而不是自以為是的覺得應該要怎樣的『做法』,丟掉先入為主和預設立場,才能抓住問題的核心。

3. 分組時,必須不斷討論

在分組的過程中,很容易出現群組太大、數量太少、名稱模糊等等的狀況。所以即使是分組,也必須是大家一起討論的結果,決定如何命名,如何由小到大的囊括問題種類。

因為不是每個問題都擁有一樣的重要性,有些分類會導致問題變的瑣碎。切記『凝聚共識』才是重點,大家必須一起決定下一步怎麼走。

4.可以放輕鬆討論,但要實際行動!

沒有硬性的規則,沒有一翻兩瞪眼的數據資料。『KJ法』作為創新思維的手法,本來就必須要放鬆來討論與操作。不過切記放鬆是為了更坦誠的互動,因此在最後收斂成明確方向的時候,大家理當就得接受最終方案,一起行動直到問題解決。

 

結論

『KJ法』作為一套創新思維的設計方法,可以非常有效的給予團隊幫助。從主觀到客觀,從零散到完整,甚至可以從模糊到聚焦,凝聚想法的同時也凝聚了團隊的精神。

唯有透過不斷的練習,並且相信能夠找到解決方案的信心,才能讓『KJ法』 發揮它最大的功效。

當你已經熟悉這樣的思維脈絡之後,就能夠更靈活的運用在生活中的大小事,不侷限在固定的人事物或流程,甚至可以展開個人專案的發想,將設計思維徹底地融入在自己的思維中。

10 thoughts on “【設計思維】KJ法實戰教學,6大步驟簡單產出新idea!”

    1. 手寫真的能夠釋放大腦的壓力!
      不過KJ法的手寫是以單一事件為主
      最後再相互連結,產生新想法
      有空可以試試看~

  1. 用這個方法~至少開會時不會有人在恍神,我看我要建議一下我們主任用這種KJ法,不然都一個人在講,底下一堆人在恍神沒事做 感謝大大分享^^

    1. 哇嗚,佩服你的勇氣~!希望你能幫助公司帶進新的氛圍
      嘗試從『個人秀』,轉變成『團隊戰』,價值upup

  2. 蠻特別的方式,我很少沒用過這種方式進行過團隊合作,之後會試試看的,感謝版主分享!

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